长沙市公安局：长沙市公安局专业档案库房建设设备采购项目采购需求公开

一、功能及要求：

1.项目总体需求
本项目是在公安档案工作发展的新形势下，依托档案***平台建设的契机，着力打造全省公安系统第一家面向未来档案事业发展的智慧型数字档案馆。争创全国数字档案馆达标示范馆及湖南省特级档案馆，因此本项目建设需要全面规划设计，确保实现档案管理的智慧性、安全性、易用性。
智能档案库房建设包含实体档案的收集、管理、保存、利用及档案库房的智能化整体管理，通过多种信息手段实现档案的有序管理。满足实体档案及库房的管理需求。
智能库房综合管理系统应具备实体档案信息、档案库房环境监控设备、智能档案存储设备、档案库房安全防范设备、实体档案管理设备、档案库房数据展示设备等库房专用设施的分散控制统一管理功能。
档案库房主要设施包含档案存储设备、档案库房环境监控设备、档案库房RFID管理设备、档案库房安全防范设备、档案库房动力安全可视化设备、档案库房智能灯光系统。
档案业务和技术用房建设包含查阅大厅、接收编目室、阅览复印室、修复装订室、消毒除尘室、数字化室。
基础软硬件设施建设包含国产化基础设施设备、其它辅助设备、消防设备等。
2.项目建设应遵循标准
投标人提供的产品应符合国家标准、档案行业标准、工信部标准等。所用的标准必须是最新版本，如果这些标准内容有矛盾时，应按照最高标准的条款执行或按双方协商同意的标准或条款执行。投标人还应遵循以下（包含但不限于以下内容）相关标准、规划。
《中华人民共和国档案法》；
《中华人民共和国档案法实施办法》；
《全国档案信息化建设实施纲要》；
《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》；
《电子公文归档管理暂行办法》；
GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》；
DA/T 22-2015《归档文件整理规则》；
GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》；
GB/T 8566-2007《信息技术 软件生存周期过程》
GB/T 8567-2006《计算机软件文档编制规范》；
GB/T 9385-2008《计算机软件需求规格说明规范》；
GB/T 9386-2008《计算机软件测试文档编制规范》；
《电子档案管理系统基本功能规定》；
《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》档发〔1988〕16号；
GB 4943.1-2011《信息技术设备 安全 第1部分：通用要求》；
JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》；
3.技术要求
3.1***平台
智能库房综合管理系统（以下简称“系统”）应为以库房为核心、以服务为基础的B/S系统架构，客户端不需再次安装。功能设计以实体档案管理与服务为基础，提供基于档案库房管理的实体档案管理服务、设备管理服务等核心功能；支持统一的日志服务，实现监控系统的运行状况及系统的使用情况；支持统一的搜索服务；支持统一的缓存服务，保障系统能够长时间稳定的高效运行；支持统一的消息服务，满足各单位流程化管理、利用档案的需要；支持统一的文件存储服务，各服务之间协同运作，确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全。
系统应支持管理实体档案信息，结合RFID手持机、条码扫描枪、RFID读写设备等信息手段实现档案的精细化管理。满足各单位对实体档案的业务管理需求。系统应支持对档案库房专用设施实行分散控制，集中管理的模式。对库房各区域设备分区精准控制。
系统建设应具备标准接口，建立全流程监控管理的档案管理体系，档案资源体系，档案利用体系，满足人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系要求。
***平台支持对档案库房内的设备状态信息、运行安全、报警信息等进行可视化展现。
***平台支持对档案库房内档案数据、库房环境等信息进行集中展现。
系统支持模块化开发和通用接口，方便后续功能拓展以及与后期建设的数字档案馆系统进行功能和数据对接，实现电子档案和实体档案查档一体化的功能，满足智慧档案管理一体化的需要。
3.2档案库房主要设施要求
3.2.1档案存储设备
3.2.1.1应遵循的规范
（1）DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》。
（2）GB/T 3325-2017《金属家具通用技术条件》。
（3）QB/T 1951.2-2013《金属家具质量检验及质量评定》。
（4）GB/T 13667.1-2015《钢制书架第1部分：单、复柱书架》。
（5）GB/T 13667.3-2013《钢制书架第3部分：手动密集书架》。
（6）DA/T 7-1992《直列式档案密集架》。
（7）GB/T 13667.4-2013《钢制书架第4部分：电动密集书架》。
（8）GB/T 11253-2019《碳素结构钢冷轧钢板及钢带》。
（9）GB/T 13237-2013《优质碳素结构钢冷轧钢板和钢带》。
（10）GB/T 711-2017《优质碳素结构钢热轧钢板和钢带》。
（11）GB/T 699-2015《优质碳素结构钢》。
（12）GB/T 708-2019《冷轧钢板和钢带的尺寸、外形、重量及允许偏差》。
（13）GB/T 709-2019《热轧钢板和钢带的尺寸、外形、重量及允许偏差》。
（14）GB/T 6807-2001《钢铁工件涂装前磷化处理技术条件》。
（15）GB/T 1720-2020《漆膜划圈试验》。
（16）GB/T 1732-2020《漆膜耐冲击测定法》。
（17）GB/T 1804-2000《一般公差未注公差的线性和角度尺寸的公差》。
（18）GB/T 8162-2018《结构用无缝钢管》。
（19）GB/T 4357-2009《冷拉碳素弹簧钢丝》。
（20）GB 19517-2009《国家电气设备安全技术规范》。
（21）GB/T 10857-2005《S型和C型钢制滚子链条、附件和链轮》。
（22）GB/T 9439-2010《灰铸铁件》。
（23）GB/T 25251-2010《醇酸树脂涂料》。
（24）HG/T 2239-2012《环氧酯底漆》。
3.2.1.2整体要求
（1）密集架钢制部分应根据不同类型实体档案的特点进行存储设计。
（2）密集架智能硬件应针对各类档案密集架按照活动架和固定架进行区分配置，满足智能密集架使用要求。
（3）密集架满载情况下重量应不大于5.6KN/㎡，并设置防倾倒装置，确保达到密集架使用过程中的安全要求。
（4）智能密集架管理系统应支持系统登录、密集架管控、档案查询、环境曲线报表、设备维护、系统设置等功能。
（5）档案密集架应配套环保防虫装置。
（6）档案库房应配套物品寄存柜、档案专用车等设备。
3.2.2档案库房环境监控系统
参照《JGJ 25-2010 档案馆建筑设计规范》中第5.2节温湿度要求、第5.4节防潮和防水要求、第5.6节防尘和防污染要求以及第5.7节有害生物防治要求，配置空气质量监测设备（包含温湿度、PM2.5、PM10、CO2、TVOC六路数据的监测）、恒湿净化设备、空调设备集成、漏水传感设备以及区域智能控制设备，进行自动探测、自动治理档案库房内的温湿度及空气质量，***平台远程查看与管理。
实体档案本身作为持续产生污染的载体，需采用技术手段对它的存储空间持续进行环境治理，保障档案存放环境和档案工作人员所在工作空间保持良好的空气环境，延长档案的存放寿命。
采用分散控制，集中管理的思路，在每个独立库房采用控制终端，采用无线技术采集传感器数据，并按照设定的目标数据自动控制设备的启动与停止。采集温湿度、PM2.5等环境数据、漏水等传感器数据，治理档案库房内的温湿度及空气质量。
3.2.3档案库房RFID管理系统
应支持采用RFID自动识别技术和计算软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案盒上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息，利用非接触式的RFID读写设备与后台数据库管理系统相配合，实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时应在档案库出入口安装智能安全门，通过远距离RFID认证，实现自动防盗与档案出入库确认功能，未经授权的档案出库时会产生报警信息，保障档案的安全。
档案统计盘点
电子标签通过RFID读写设备录入案卷所属的档号等信息，在档案架上安装层架标签，每个档案盒上安装电子标签，层架标签标识着书架和书架的每一层在档案室内的相对位置，管理人员可通此标签实现快速档案顺架、上架、调架和档案错架查找等工作。
精细化管理
盘点的同时，自动将收集的信息与数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持机进行现场核对，修改系统信息或现场信息，完成档案盘点。
档案查询
在利用档案时先通过管理系统检索到需要调卷的档案，支持检索字为文件信息著录字段中任意内容，达到模糊检索的功能，库房工作人员通过终端扫描RFID标签直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。
3.2.4档案库房安全防范设备
参照《JGJ 25-2010 档案馆建筑设计规范》中第5.8节安全防范要求，应设置入侵报警、视频监控、出入口控制等安全防范措施，在门窗等位置部署红外双鉴传感器、出入口部署门禁管理设备、档案库房内各重要通道部署红外摄像头，满足《JGJ 25-2010 档案馆建筑设计规范》的要求，并可通过管理系统中电子眼功能远程查看与管理。
门窗位置部署红外双鉴传感器，无人值守时开启防护功能，当有人员非法闯入时自动进行报警，将报警信息上传至区域智能控制设备，并通过手机短信的方式发送给档案管理人员。
在档案库房内各主要通道部署红外半球监控摄像机，监控档案库房实时内画面，并可通过系统联动智能型密集架，当对智能密集架进行开架操作时进行监控画面录制并保存至系统服务器内。
出入口部署门禁控制设备，通过指纹、门禁卡、密码等方式控制人员的进入，只有有权限的管理人员才能进入，有效保证档案实体的安全。
3.2.5档案库房动力安全可视化设备
实时显示库房内温度、湿度、PM2.5、PM10、CO2和TVOC数据；
实时采集恒湿净化设备及每层库房电箱运行过程中电压、电流、功率等设备动力以及安全运维信息。
3.2.6档案库房智能灯光系统
集成档案库房智能灯光系统，实现库房灯光统一控制。
3.3档案业务和技术用房主要设备
档案业务和技术用房建设包含查阅大厅、接收编目室、阅览复印室、修复装订室、消毒除尘室、数字化室，满足档案业务和技术用房的使用需求。
3.4基础软硬件设施建设
基础软硬件设施建设包含国产化基础设施设备、其它辅助设备、消防设备等。

二、相关标准：

投标人提供的产品应符合国家标准、档案行业标准、工信部标准等。所用的标准必须是最新版本，如果这些标准内容有矛盾时，应按照最高标准的条款执行或按双方协商同意的标准或条款执行。投标人还应遵循以下（包含但不限于以下内容）相关标准、规范：
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
《全国档案信息化建设实施纲要》
《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》
《电子公文归档管理暂行办法》
GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》
DA/T 22-2015《归档文件整理规则》
GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
GB/T 8566-2007《信息技术 软件生存周期过程》
GB/T 8567-2006《计算机软件文档编制规范》
GB/T 9385-2008《计算机软件需求规格说明规范》
GB/T 9386-2008《计算机软件测试文档编制规范》
《电子档案管理系统基本功能规定》
《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》档发〔1988〕16号
GB 4943.1-2011《信息技术设备 安全 第1部分：通用要求》
JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》

档案存储设备应遵循的规范：
DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》
GB/T 3325-2017《金属家具通用技术条件》
QB/T 1951.2-2013《金属家具质量检验及质量评定》
GB/T 13667.1-2015《钢制书架第1部分：单、复柱书架》
GB/T 13667.3-2013《钢制书架第3部分：手动密集书架》
DA/T 7-1992《直列式档案密集架》
GB/T 13667.4-2013《钢制书架第4部分：电动密集书架》
GB/T 11253-2019《碳素结构钢冷轧钢板及钢带》
GB/T 13237-2013《优质碳素结构钢冷轧钢板和钢带》
GB/T 711-2017《优质碳素结构钢热轧钢板和钢带》
GB/T 699-2015《优质碳素结构钢》
GB/T 708-2019《冷轧钢板和钢带的尺寸、外形、重量及允许偏差》
GB/T 709-2019《热轧钢板和钢带的尺寸、外形、重量及允许偏差》
GB/T 6807-2001《钢铁工件涂装前磷化处理技术条件》
GB/T 1720-2020《漆膜划圈试验》
GB/T 1732-2020《漆膜耐冲击测定法》
GB/T 1804-2000《一般公差未注公差的线性和角度尺寸的公差》
GB/T 8162-2018《结构用无缝钢管》
GB/T 4357-2009《冷拉碳素弹簧钢丝》
GB 19517-2009《国家电气设备安全技术规范》
GB/T 10857-2005《S型和C型钢制滚子链条、附件和链轮》
GB/T 9439-2010《灰铸铁件》
GB/T 25251-2010《醇酸树脂涂料》
HG/T 2239-2012《环氧酯底漆》

三、技术规格：

详见招标文件要求

四、交付时间和地点：

1.交货时间：合同签订之日起90天内安装调试合格。
2.交货地点：采购人指定地点。
3.交货方式：中标人负责提供货物及货物的运输、保管、安装调试直至验收合格。

五、服务标准：

1.质量要求
1.1中标人提供的产品必须是全新的、未使用过的、标有合法品名及商标、原装包封的经合法渠道取得的原厂制造合格产品，质量、技术性能符合招标文件及现行国家或行业规定的设备质量技术性能的要求。
1.2产品包装质量符合国家相关标准，设备的包装均应有良好的防湿、防锈、防潮、防雨、防腐及防碰撞的措施，并适宜项目实施地点的气候条件。产品包装箱号与货物出厂批号一致，包装符合同等相关标准，货物要求有包装材料保护运至现场，凡由于包装不良造成的损失和由此产生的费用均由中标人承担。
1.3中标人提供的产品须符合产品厂家的出厂标准和相应质检证书，并在供货时提供产品的出厂合格证、文档资料等有关文件。
1.4中标人必须严格遵守《中华人民共和国产品质量法》，并完整地履行质保期内的免费现场维修服务承诺。
1.5项目整体质保期至少五年，自项目整体终验合格之后开始计算，在质保期内，中标人必须及时免费维修（含配件、人工及差旅费用等相关费用）、更换有缺陷的货物或部件。如果中标人收到采购人通知后，未在规定的响应时间内赶到现场弥补缺陷，采购人可采取必要的补救措施，其费用全部由中标人承担。
1.6在质保期内，如发现货物有其它潜在缺陷及中标人使用了不符合标准或不符合投标文件承诺的原材料、零部件、外购件，中标人必须更换，并达到招标文件要求。
1.7在质保期头三个月内，如货物有严重制造质量的问题或质量缺陷，中标人应免费予以更换；在质保期内，如同一货物出现三次质量问题，中标人需免费予以更换，以保证采购人设备正常运行。
1.8中标人在产品系统集成过程中，如果产品间技术性能相互不兼容而影响系统性能，由中标人承担一切责任。给采购人造成损失或不良影响的，中标人应赔偿。
1.9如产品不符合质量标准或合同约定，中标人须按采购人的要求时间无条件将货物退场，且所属一切费用由中标人自行承担，并应另行组织，按时运输合格产品到采购人指定的安装现场。
2.施工要求
2.1中标人须加强施工的组织管理，所有施工人员须遵守文明安全施工的有关规章制度，因中标人施工人员违反安全及相关管理规定，影响人身、设备、消防、道路交通等安全，其产生的后果由中标人承担。
2.2中标人安装时须对各安装场地内的其它设备、设施有良好保护措施，设备的包装材料由中标人自行清理。中标人人员或其委派人员在安装、调试过程中，造成损坏场地、场内设施设备，或未清理设备相关包装及材料的，由采购人在合同货款中扣除相应的维修或清理费用。
2.3项目的安装施工由中标人承担全部费用，其费用包含在投标总价中。
2.4经采购人同意，中标人可依法采取分包方式履行合同，其中消防设施设备部分应由具备建设行政主管部门核发的消防设施工程专业承包二级及以上资质的单位承担。中标人就采购项目和分包项目向采购人负责，分包单位就分包项目承担责任。
2.5中标后，中标人应及时与原房屋建筑装修改造施工单位联系，双方建立良好沟通，做好施工现场的协调配合，保证项目建设进度。
2.6中标人应确保本项目建设质量符合国家、行业要求和标准。
3.产品运输、保管及保险
3.1中标人负责产品到项目现场的全部运输，包括装卸及现场搬运等。
3.2中标人负责产品在项目现场的保管，直至产品货物验收合格。
3.3中标人负责其所有工作人员的社会保险（包括但不限于五项社会保险）和意外伤害险的购买及手续办理，如在服务过程中出现工勤人员造成自身或他人伤亡等意外、安全事故均由中标人承担相关责任和费用，不得以任何理由向采购人提出索赔要求。
4.培训要求：
4.1中标人应承诺有责任完成对所有硬件设备、软件产品等在内的安装培训、操作培训和维护培训。培训费包括在中标人的投标报价中。
4.2技术人员培训包括现场培训和集中培训两种。现场培训指在设备的安装调试、故障处理过程中，对用户技术人员进行实际的操作和故障处理培训。整套设备安装、调试完成后，中标人应对用户进行一次集中培训，讲授说明各种设备的安装、操作、保养和应该注意的事项。
5.售后服务
5.1凡涉及需要安装调试的设备、器材，中标人均须安装、调试完毕，并对采购任相关工作人员进行技术培训或讲解，保证用户掌握正确的操作和维护方法。
5.2所有产品均要完全满足国家“三包”政策。
5.3技术支持：提供7×24小时技术支持服务，要求提供至少一名专业技术人员名单和联系电话，并承担相应的售后服务。
5.4备/配件、耗材支持计划
5.4.1设备、系统使用期间，中标人依照设备的使用状况制作配件库存计划，当设备故障需更换零配件，库存计划可以减少零配件的等待时间，中标人将尽最快速度提供服务，解决设备故障，保证采购人的使用需求不被耽误。
5.4.2中标人已设置耗材仓库。设备使用期间，中标人依照设备的使用状况制作设备耗材库存计划。在采购人需求提出之时，中标人即可迅速做出耗材需求回应，以达采购人最紧急的需求。
5.5质保期内故障响应：在接到故障通知后30分内响应，2小时内到达故障地点进行维修，遇到重大故障，中标人将检查结果告知给采购人，提供所需更换的任何备件。如果检修当天无法解决故障的，中标人提出相应办法，和采购人回复故障解决所需要时间。（★）
5.6质保期内，非人为因素造成故障，中标人免费修复不收取任何维护费用，包含故障零部件更换费用，但不含设备耗材。
5.7中标人对设备、系统提供终身服务。过质保期后，中标人可提供设备维护保固服务，仅收取合理且优惠的费用。签署设备维护保固服务，只收取零配件成本费用，不收取人工费用。
5.8在质保期和维护期内，设备不能正常运行或产品出现质量问题，中标人未按时维修或更换的采购人有权购买类似产品进行更换，所开支的费用在未支付款余款中扣除或向中标人索赔。

六、验收标准：

1.根据长沙市财政局和长沙市审计局《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采购[2016]6号）的规定，本项目采用一般程序进行验收。
2.项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。
3.验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为中标人原因造成的，由中标人承担检测费用；否则，由采购人承担。
4.项目验收不合格，由中标人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由中标人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他投标人采购，由此带来的一切损失由中标人承担。

七、其他要求：

（一）保密义务和保密责任
1.中标人应制定保密措施，增强保密意识，严格遵守采购人各项保密制度、保密规定和保密纪律，防止泄密事故发生。
2.中标人参与服务的工作人员因工作需要携带计算机、存储介质和音像记录设备进入公安机关场所的，应当遵循公安机关保密工作的规定，依程序进行报备登记后方可使用。
3.***网，严禁未经批准私自或者指使他人复制、摘抄、销毁、留存涉及该项工作和公安工作内容的任何文件。
4.如造成采购人秘密泄露的，采购人有权解除合同，并依法追究中标人法律责任。
（二）结算方式
1.付款人：长沙市公安局（通过国库集中支付）。
2.付款方式：合同签订后采购人支付合同金额的10%。安装调试完成并初验合格后支付合同金额的20%，自项目整体终验合格后支付合同金额的40%，余款（无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等）分五年平均无息支付（第一年余款自项目整体终验合格一年后支付，其他余款项以此类推按年度支付）。因中标人违约应支付违约金或者承担赔偿责任的，采购人有权从任何一笔付款中扣除相关金额，应付款不足以扣除的，中标人应当予以补足。付款时中标人应当提供与付款金额同等数额的由国家税务部门监制的正规发票。
3.本项目采用费用包干方式建设，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的设备（配套软件）及材料购置，以及产品运输保险保管、项目安装调试、试运行测试通过验收、培训、质保期免费保修维护、所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用。
（三）其他说明
如因中标人提供的产品或服务等原因造成火灾、人员伤亡安全事故、泄露国家秘密、重大社会影响等情形，采购人有权终止合同，由此造成的一切损失由中标人承担。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。